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DEPRECIACION

DEPRECIACIÓN

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.

Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma sol se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.

Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa. Supongamos que una empresa genera ingresos de $1.000 y unos costos y gastos que sin incluir la depreciación son de $700, lo que significa que la utilidad será de $300, valor que se distribuye a los socios. Supongamos también, que dentro de esos $300 que se distribuyen a los socios, están incluidos $100 por concepto de depreciación, que al no incluirla permiten ser distribuidos como utilidad; que pasaría en 5 años cuando el activo que genera los $1.000 de ingresos se debe reemplazar; sucede que no hay recursos para adquirir otro, puesto que estos recursos con que se debía reemplazar fueron distribuidos. 

De ahí la importancia de la depreciación, que al reconocer dentro del resultado del ejercicio el gasto por el uso de los activos, permite, además de mostrar una información contable y financiera objetiva y real, permite también mantener la capacidad operativa de la empresa al no afectarse su capital de trabajo por distribución de utilidades indebidas.

La depreciación, como ya se mencionó, reconoce el desgaste de los activos por su esfuerzo en la generación del ingreso, de modo pues, que su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos. Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo. Durante cuanto tiempo, un activo se mantiene en condiciones de ser utilizado y de generar ingresos.

La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana, ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera:

Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años

Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años

Vehículos automotores y computadores 5 años

Decreto 3019 de 1989.

Aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma, esta no es inflexible, puesto que en la realidad económica, algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les de, puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual, el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario, establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales.

Respecto a la depreciación, se suele hablar de una depreciación contable y una fiscal, puesto que contablemente, aunque la vida útil, por lo general es la misma que en la fiscal, se pueden utilizar diferentes Métodos de depreciación, de los cuales algunos no son aceptados fiscalmente, aunque la norma tributaria es muy general al permitir su calculo por cualquier “sistema de reconocido valor técnico autorizado por el subdirector de fiscalización de la administración de impuestos o su delegado. (Art. 134, E.T).

La vida útil de los activos esta regulada por una norma tributaria (Decreto 3019 de 1989), por lo que respecto a la vida útil de los activos, mal se puede hablar de una depreciación contable o fiscal. Esta diferencie se presenta, principalmente en los métodos de depreciación y en el tratamiento que se le de cómo deducción. Ya que fiscalmente, la depreciación de algunos activos tiene tratamientos especiales, como puede ser el caso de los bienes recibidos en arrendamiento leasing (Art. 127-1, E.T).

Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero.

NOMINA

NOMINA

La nómina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes para fiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, década, quincena o mes.
El formato de la nómina contiene los siguientes datos:
Encabezamiento: Con el nombre del empleador, el nombre del documento y el periodo de pago.

El formato de la nómina contiene dos partes: 

Primera parte:

Nombre y cargo del trabajador

Días laborados

Valor devengado

Deducciones

Neto pagado

Firmas y documento de identidad de los empleados

Segunda parte:

Aportes parafiscales

Apropiaciones para prestaciones sociales

Firmas de quien elabora, revisa y aprueba.

1. Valor Devengado:

Está constituido por las sumas
Es el que todo trabajador tiene de que el empleador paga al trabajador, teniendo en cuenta la legislación, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.

Salario mínimo legal:
echo a percibir para cubrir sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material moral y cultural (Art. 145 C.S.T). Este valor varía todos los años.

SALARIO BÁSICO

"Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la liquidación del  trabajo nocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajo extra en días ordinarios, dominicales y en festivos".

SALARIO INTEGRAL

El salario integral es aquel que además de retribuir el trabajo ordinario, compensa de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios que por virtud legal o convencional correspondan al trabajador, tales como recargos de trabajo nocturno, horas extra,  primas legales y extra legales, auxilio de cesan tías, intereses sobre cesan tías  con excepción de las vacaciones.

'El trabajo integral se puede pactar para salarios superiores a 13 salarios mínimos legales mensuales más el factor prestacional correspondiente a la empresa, el cual no podrá ser inferior al 30% de dicha cuantía, Igualmente debe estipularse por escrito la condición de salario integral, de lo contrario no se considerará integral sino común con las respectivas consecuencias prestacionales.

COMISIONES

Usualmente, el empleador contrata vendedores con un salario básico y un porcentaje sobre ventas que se denomina comisión; el total devengado por estos trabajadores en ningún caso puede ser inferior al salario mínimo legal.

AUXILIO DE TRANSPORTE

Todo trabajador que devengue mensualmente hasta dos salarios mínimos, tiene derecho a recibir, además de su salario, un valor adicional por concepto de auxilio de transporte; la cuantía la determina la legislación vigente.

Es la remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la liquidación del contrato de trabajo. La jornada de trabajo es la que convengan las partes y su duración máxima legal es de 8 horas al día y 48 a la semana, salvo algunas excepciones (Art. 158-161 C.S.T.).
- El trabajo en domingo y festivos se remunerará con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas.
- Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado solo tendrá derecho el trabajador, si trabaja, al recargo establecido en el numeral anterior.
Parágrafo 1°. El trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos como descanso dominical obligatorio institucionalizado.

Estas son las fórmulas para liquidar trabajo suplementario

Extra diurno ordinario valor hora ordinaria x 1.25 x No. Horas
Extra nocturno ordinario valor hora ordinaria x 1.75 x No. De horas
Dominical y festivo valor hora ordinaria x 1.75 x No. De horas
Dominical y festivo nocturno valor hora ordinaria x 2.10 x No. De horas.
Extra diurno festivo valor hora ordinaria x 2.00 x No. De horas.
Extra nocturno festivo valor hora ordinaria x 2.50 x No. De horas.
Recargo nocturno valor hora ordinaria x 0.35 No. De horas

Comisiones:
Usualmente, el empleador contrata vendedores con un salario básico y un porcentaje sobre ventas que se denomina comisión; el total devengado por estos trabajadores en nungún caso puede ser inferior al salario mínimo legal.
Ejemplo: En un mes, un trabajador vende mercancías por valor de $1.230.450 y la comisión pactada es del 2%.
Comisión: $1.230.000 x 2%= $24.600
Otros tipos de salario: El empleador, al contratar personal, puede ofrecer, además del sueldo y comisiones, bonificaciones ordinarias, primas permanentes o gastos de manutención para los viajeros, todo esto constituye salario.

Auxilio de transporte:

Todo trabajador que devengue mensualmente hasta dos salarios mínimos, tiene derecho a recibir, además de su salario, un valor adicional por concepto de auxilio de transporte; la cuantía la determina la legislación vigente

2. Deducciones

Legalmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los trabajadores para salud (EPS), pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y embargos judiciales. Además, previa autorización escrita del trabajador puede descontar cuotas voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas, préstamos bancarios por libranza y otros.

Aportes para salud:

Reglamentados por la ley 100 de 1993 para regular el servicio público esencial en salud y crear condiciones de acceso de toda la población al servicio, en todos los niveles de atención. Este descuento es obligatorio.
Para el trabajador es un descuento del 4% y para el patrono el 8.5% del salario básico; el total a cancelar en la EPS es el 12.5%

Aportes para pensiones:

El sistema general de pensiones tiene por objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones determinadas por la ley (Art. 10 ley 100 de 1993), y ampliar la cobertura de protección a la población que carece de un sistema de pensiones.

a. Características del Sistema General de pensiones:
La afiliación es obligatoria para todo trabajador .
La afiliación implica pagar los aportes establecidos por la ley .
Los afiliados podrán escoger el régimen de pensiones que prefieran.

b. Liquidación de los aportes:
El aporte vigente para el año 2.010 es del 16%, del cual el 25% está a cargo del trabajador y el 75% a cargo del empleador.
Fondo de Solidaridad Pensional: Los afiliados que tengan un ingreso base de de cotización (IBC) igual o superior a 4 salarios mínimos, tendrán a su cargo un aporte adicional del 1% sobre su base de cotización destinado a este fondo.

c. Retención en la Fuente:
Es el valor que el empleador debe descontar mensualmente a los trabajadores por concepto del impuesto causado sobre el 75% de los pagos gravables originados en la relación laboral, aplicando la tabla dada por Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Para determinar el valor y se descuentan el aporte de pensiones y fondo de solidaridad pensional.

Rango > 0 hasta 95
(Ingreso laboral expresado en (UVT - 95 UVT) x 19%
Rango >95 hasta 150
(Ingreso laboral expresado en (UVT – 150 UVT) X 28% + 10 UVT
Rango > 150 hasta 360
(Ingreso laboral expresado en (UVT – 360 UVT) X 33% + 69 UVT
d. Descuentos voluntarios:
Comprenden los que el trabajador autoriza con su firma para fondos, cooperativas, sindicatos, préstamos, etc.

3. Neto pagado

Una vez calculado el sueldo devengado y las deducciones, el empleador puede pagar la nómina a sus trabajadores.
Neto Pagado= Total devengado - Total deducido


4. Apropiaciones

Al liquidar la nómina mensual, el empleador debe calcular los aportes y provisiones causados, de acuerdo con la legislación vigente:

a. Aportes Parafiscales:

Todo empleador debe liquidar sobre su nómina mensual los aportes parafiscales.

I.C.B.F.
Entidad creada con el fin primordial de proteger a la familia colombiana y brindar una protección integral al menor.
3% del total devengado, deducido el auxilio de transporte

SENA
Institución creada con el objeto fundamental de capacitar al trabajador colombiano (Decreto 118/57 y 3123/68).
2% del total devengado, deducido el auxilio de transporte

Caja de compensación Familiar
Las Cajas recaudan, distribuyen y pagan los aportes destinados al subsidio familiar en dinero y en especie, por medio de programas que ofrecen salud y recreación a sus afiliados.
4% del total devengado
Riesgos profesionales: 0.522%

b. Provisiones para prestaciones sociales:

Con el fin de causar los gastos correspondientes a las prestaciones sociales que adeuda a los trabajadores, el empleador debe calcular las provisiones sobre su nómina mensual.

Cesantía
30 días de trabajo
A la cancelación del contrato o para solucionar problemas de vivienda
Un sueldo mensual por cada año de servicio
1/12 u 8.33% del total devengado

Intereses sobre las cesantías
30 días
Hasta el 31 de enero de cada año o a la cancelación del contrato
12 % anual
1% mensual

Prima de servicios
90 días
En junio y diciembre o a la cancelación del contrato.
Un sueldo mensual por cada año de servicio
1/12 u 8.33% del total devengado.

Vacaciones
180 días
Puede acumularse hasta 3 años o se disfruta cada año.
1/2 sueldo por cada año trabajado
1/24 ó 4.16% del total devengado

TARJETA KARDEX

TARJETA KARDEX

La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de kartex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía.

Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a la compañía.

Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena clasificación de los mismos, por tal motivo los principales tipos de inventarios son:

Inventarios de Materias Primas.

Inventarios de Productos en Proceso.

Inventarios de Productos Terminados

Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa.

Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios

Inventarios de Envases y Empaques.

Inventarios en Tránsito.  

Anteriormente se dijo que los tipos de inventarios dependen de la empresa pues lo que para una empresa puede ser un producto terminado para otro puede que no, y lo que para una empresa puede ser mercancías no fabricadas por la empresa puede que para otra sean materiales, repuestos y accesorios. Ejemplos: para el matadero la carne es un producto terminado pero para un restaurante es una materia prima y para un almacén de repuestos una llanta es una mercancía no fabricada por la empresa, mientas que para un taller es un repuesto.

Es por eso que los inventarios se clasifican de estas 7 formas y cada empresa clasifica según su objeto social. Para lograr una buena clasificación se ampliara la explicación de cada tipo de inventarios.

Inventarios de Materias Primas: Son aquellos bienes adquiridos para una transformación obteniendo así un bien terminado. Ejemplo: en las panaderías la harina, azúcar y huevos hacen parte de las materias primas mientras que los panes y postres son los productos terminados.

Inventarios de Productos en Proceso: Son aquellos bienes que no están listos para ser vendidos pero que ya tuvieron una transformación y no se clasifican en materias primas. Ejemplo: Una carpintería compra madera, pintura, y demás materiales para hacer muebles y venderlos, cuando tiene el producto sin terminar hace parte de los inventarios en proceso como lo es una cama que falta ser pintada para poder ser vendida.

Inventarios de Productos Terminados: Son aquellos productos que ya cumplieron completamente con su proceso de transformación es decir la cama de la carpintería del ejemplo anterior pero ya pintada y lista para la venta. Esto son los productos terminados.

Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa: Son aquellos bienes que están terminados pero no son producidos por la misma empresa como ejemplo tenemos las comercializa doras que compran y vender la cama que para la carpintería es un producto terminado pues fue allí donde se fabricó, es una mercancía no fabricada por la empresa para la comercializa dora que la vende.

Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios: Son aquellos bienes que como su nombre lo indica, no son para ser vendidos ni trasformados sino que ayudan al cumplir con la razón social de la empresa, las llantas para las flotas de transporte hacen parte de sus inventarios de materiales, repuestos y accesorios pues su finalidad es transportar personas pero para ello necesitan los buses y estos a su vez las llantas.

Inventarios de Envases y Empaques: Son aquellos bienes que sirven de empaque y/o envase; como lo son las botellas para las empresas de bebidas, jugos y refrescos.

Inventarios en Transito: Son aquellos productos que no se encuentran en la bodega de la compañía pero son de ella, este tipo de inventario se usa para la compra de productos importados que al entrar a las bodegas de la empresa pasan a ser otro tipo de inventario.

Teniendo un mejor conocimiento de los tipos de inventarios podemos entender como la tarjeta kardex nos ayuda a tener un conocimiento y un control de los inventarios, pues muchas empresas no tiene un tipo de inventario sino varios y  en ocasiones pueden manejar los 7 inventarios al tiempo y para no mesclar costos entre ellos ni que se  pierdan los inventarios existen las tarjetas kardex.

Las grandes empresas compran materia prima para elaborar productos terminados, para los cuales necesitan de maquinaria, las cuales pueden sufrir daños y necesitar de repuestos, repuestos que no son fabricados por la empresa sino que son comprados en otras y en muchos casos en el exterior pero para tener un control de los costos, tienen productos en proceso que finalmente se convierten en productos terminados pero para la comercialización de sus productos terminados necesitan envases y empaque. Este es un claro ejemplo de una empresa que maneja los 7 tipos de inventarios.

Para la administración de los inventarios a través de la tarjeta kardex es necesario utilizar un método y un sistema de administración.

Los Sistemas de administración de inventarios son 2:

Sistema periódico

Sistema permanente

NOTAS DÉBITO Y CREDITO

NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Nota débito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota débito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

La contabilidad es una disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar en forma teórico-científica la realidad económica, financiera, social y ambiental de una empresa u organización, con el fin de interpretar las situaciones económicas que se derivan de transacciones monetarias, facilitando la toma de decisiones encaminadas hacia el mejoramiento de la productividad, gestión de la empresa u organización, la responsabilidad con el impacto ambiental y el impacto de bienestar social en la comunidad de la que se beneficia la entidad económica en la obtención de utilidad - ganancia, presentando la información contable previamente registrada de manera sistemática según un modelo contable determinado, esta información es útil para los distintos grupos de interés que rodean la empresa u organización.

La contabilidad aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas, sociales y ambientales. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a través de estados contables o financieros. Implica el análisis desde distintos sectores de todas las variables que inciden en este campo. Para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras. La contabilidad posee una técnica que se ocupa de registrar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.